Prüfkataster: Muster & Vorlagen

Wer Arbeitsmittel bereitstellt, muss ihre Sicherheit über die gesamte Nutzungsdauer gewährleisten – vom Akkuschrauber bis zur Aufzugsanlage.

Fehlt der Überblick über die Prüffristen, fällt das spätestens bei der Betriebsbegehung auf: Dann lässt sich nicht belegen, welches Gerät wann von wem geprüft wurde. Ein Prüfkataster bündelt Arbeitsmittel, Fristen und Prüfer in einem Verzeichnis und macht die Aufzeichnungspflicht der Betriebssicherheitsverordnung im Alltag erfüllbar.

Das Wichtigste in Kürze

• Was ist ein Prüfkataster? Ein Verzeichnis aller prüfpflichtigen Arbeitsmittel eines Betriebs – mit Prüffristen, zuständigen Prüfern und Prüfergebnissen.
• Ist ein Prüfkataster vorgeschrieben? Der Begriff steht in keiner Vorschrift; die Aufzeichnung der Prüfungen nach § 14 Absatz 7 BetrSichV dagegen schon.
• Wie lange muss ich die Nachweise aufbewahren? Mindestens bis zur nächsten Prüfung; bei Einsatz außerhalb des Betriebs ist der Nachweis der letzten Prüfung beizufügen.
• Wer darf die Prüfungen durchführen? Je nach Arbeitsmittel und Prüfart ist eine befähigte Person oder eine zugelassene Überwachungsstelle (ZÜS) zuständig.
• Wie verbindlich sind die Prüffristen? Die DGUV nennt für ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel 6 Monate und auf Baustellen 3 Monate, verbindlich ist aber die Gefährdungsbeurteilung.
• Heißt das auch Arbeitsmittelkataster? Ja – Arbeitsmittelkataster, Arbeitsmittelverzeichnis und Prüfplan meinen dasselbe.

Was ist ein Prüfkataster?

Ein Prüfkataster ist ein Verzeichnis aller prüfpflichtigen Arbeitsmittel eines Betriebs. Es hält fest, was geprüft werden muss, in welchen Fristen und durch wen – genau diese drei Bestandteile nennt die BG ETEM in ihrer Empfehlung.

• Zu prüfende Arbeitsmittel: vom Handwerkzeug über Leitern und Regale bis zur Maschine
• Prüffristen: je Arbeitsmittel aus der Gefährdungsbeurteilung abgeleitet
• Prüfer: namentlich benannte befähigte Person, dazu Prüfergebnis und Termin

Als Arbeitsmittel gelten Werkzeuge, Geräte, Maschinen und Anlagen – auch Elektroinstallation, Heizungs- und Klimatechnik oder Rolltore, sofern sie bei der Arbeit genutzt werden. Der Begriff reicht damit vom einfachen Handgerät bis zur komplexen Anlage.

Anders als eine Inventur, die Vermögenswerte zum Stichtag erfasst, und anders als die Wartung, die den funktionsfähigen Zustand erhalten soll, dokumentiert das Prüfkataster die sicherheitstechnische Prüfpflicht.

In der Praxis begegnen Ihnen mehrere Namen für dieselbe Sache: Arbeitsmittelkataster, Arbeitsmittelverzeichnis oder Prüfplan. Der Arbeitsmittelkataster ist dabei oft breiter angelegt und bildet die gesamte Arbeitsmittelverwaltung ab – das Prüfkataster ist der auf Prüfpflichten fokussierte Teil davon.

Ist ein Prüfkataster Pflicht?

Die Betriebssicherheitsverordnung schreibt kein Prüfkataster vor. Sie verlangt jedoch, dass Sie die Prüfungen ermitteln, durchführen und aufzeichnen – und genau dafür ist ein Kataster das Mittel der Wahl.

Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber. Die BG ETEM empfiehlt ausdrücklich, ein Prüfkataster aufzustellen, aus dem die zu prüfenden Arbeitsmittel, die Fristen und der Prüfer hervorgehen.

Welche Vorschriften verlangen die Dokumentation?

Nach § 3 der Betriebssicherheitsverordnung muss die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung mindestens Art und Umfang der erforderlichen Prüfungen sowie die Fristen der wiederkehrenden Prüfungen angeben.

• § 3 BetrSichV: Gefährdungsbeurteilung ermittelt Art, Umfang und Fristen der Prüfungen
• § 14 BetrSichV: Prüfung vor Inbetriebnahme, nach Montage und wiederkehrend, dazu die Aufzeichnung der Ergebnisse
• § 17 BetrSichV: Prüfbescheinigungen bei überwachungsbedürftigen Anlagen
• TRBS 1201: konkretisiert Art und Umfang der Prüfungen
• DGUV Vorschrift 3: regelt elektrische Anlagen und Betriebsmittel

Grundlage für die Fristen sind Gefährdungsbeurteilung, Herstellerangaben und die eigene Betriebserfahrung. Die Aufzeichnung selbst muss Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der befähigten Person enthalten.

Was passiert bei fehlender Prüfdokumentation?

Prüfergebnisse sind mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Wird ein Arbeitsmittel außerhalb des Unternehmens verwendet, ist der Nachweis der letzten Prüfung beizufügen.

Ohne diese Nachweise lässt sich bei einer Begehung nicht belegen, dass die Prüfpflicht erfüllt wurde. Verstöße gegen Pflichten der Betriebssicherheitsverordnung können nach § 22 BetrSichV als Ordnungswidrigkeit geahndet werden – die Höhe richtet sich nach dem jeweils verletzten Tatbestand.

Praktisch wirkt sich eine Lücke noch anders aus: Fehlen die Ergebnisse früherer Prüfungen, kann der Umfang der nächsten Prüfung steigen, weil diese Ergebnisse zur Beurteilung des ordnungsgemäßen Zustands gebraucht werden.

Achtung: Die Berufsgenossenschaft prüft bei der Betriebsbegehung, ob Prüfungen durchgeführt und dokumentiert wurden. Die Aufzeichnungen dürfen Sie auch elektronisch führen.

Welche Arbeitsmittel gehören ins Prüfkataster?

Eine abschließende gesetzliche Liste gibt es nicht. Ins Kataster gehört, was im Betrieb als Arbeitsmittel benutzt wird und schädigenden Einflüssen ausgesetzt ist. Die folgende Übersicht zeigt die Arbeitsmittel, die in den meisten Betrieben anfallen:

Arbeitsmittel	Richtwert Prüffrist	Rechtsgrundlage	Wer prüft
Leitern und Tritte	mindestens jährlich	BetrSichV i. V. m. TRBS 1201; DGUV Information 208-016	Befähigte Person
Regale und Regalanlagen	mindestens jährlich	BetrSichV i. V. m. TRBS 1201; DGUV Information 208-043	Befähigte Person
Ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel	6 Monate; Baustelle 3 Monate; Büro bis 24 Monate	BetrSichV i. V. m. TRBS 1201; DGUV Vorschrift 3	Elektrofachkraft
Ortsfeste elektrische Anlagen	etwa 4 Jahre	BetrSichV i. V. m. TRBS 1201; DGUV Vorschrift 3	Elektrofachkraft
Krane	mindestens jährlich	BetrSichV Anhang 3; DGUV Vorschrift 52	Befähigte Person
Dampfkesselanlagen	äußere Prüfung bis 1 Jahr, innere bis 3 Jahre, Festigkeit bis 9 Jahre	BetrSichV Anhang 2	ZÜS/befähigte Person je Einstufung
Druckbehälteranlagen	äußere Prüfung bis 2 Jahre, innere bis 5 Jahre, Festigkeit bis 10 Jahre	BetrSichV Anhang 2	ZÜS/befähigte Person
Feuerlöscher	Wartung üblicherweise alle 2 Jahre	DIN 14406-4; betrieblich über die Brandschutzorganisation	Sachkundige Person

Diese Fristen sind Richtwerte. Verbindlich ist, was Ihre Gefährdungsbeurteilung für den konkreten Betrieb festlegt – die Übersicht ersetzt sie nicht und muss an die betrieblichen Gegebenheiten angepasst werden. Die Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 3 bildet dabei eine eigene Zeilengruppe im Kataster, kein separates Verzeichnis.

Zwei Sonderfälle sollten Sie kennen. Überwachungsbedürftige Anlagen: Aufzugsanlagen werden innerhalb gesetzlicher Höchstfristen von einer ZÜS geprüft. Bei Dampfkesseln und Druckbehältern richten sich Fristen und Prüfzuständigkeit jeweils nach der Einstufung. Handbediente Regale: Auf wiederkehrende Prüfungen kann verzichtet werden, wenn Gefährdungen ausgeschlossen sind – die Gefährdungsbeurteilung bleibt trotzdem nötig. 

Geprüft wird außerdem nicht nur nach Frist, sondern zu diesen Anlässen:

• Vor der ersten Inbetriebnahme und nach jeder Montage am Verwendungsort
• Nach schädigenden Einflüssen, die zu gefährlichen Situationen führen können
• Nach außergewöhnlichen Ereignissen wie Unfällen, Umbauten oder längerer Nichtbenutzung

Erfahrungsgemäß fehlen im Kataster weniger die großen Maschinen als die unauffälligen Dinge: Sackkarren und Rollbehälter, Verlängerungsleitungen und Mehrfachsteckdosen, Küchengeräte im Sozialraum, geliehene und privat mitgebrachte Geräte. Auch Brandschutzeinrichtungen gehören als eigene Zeilen ins Verzeichnis.

Wie ist ein Prüfkataster aufgebaut?

Ein Prüfkataster ist eine Tabelle: eine Zeile je Arbeitsmittel, die Spalten bilden den Prüfzyklus ab. Praxisvorlagen trennen dabei durchgängig zwischen Stammdaten wie Bezeichnung, Inventarnummer und Standort und den eigentlichen Prüfdaten.

Welche Spalten gehören in ein Prüfkataster?

Diese Felder deckt ein vollständiges Prüfkataster ab:

• Arbeitsmittel: eindeutige Bezeichnung, bei Bedarf mit Typ und Hersteller
• Kenn- oder Inventarnummer: verbindet Katasterzeile, Gerät und Prüfplakette
• Standort: Abteilung, Halle oder Fahrzeug, was zugleich die Einsatzbedingungen bestimmt
• Rechtsgrundlage: Vorschrift, aus der die Prüfpflicht folgt
• Art und Umfang der Prüfung: Sichtkontrolle, Funktionskontrolle oder technische Prüfung
• Prüffrist: aus der Gefährdungsbeurteilung abgeleitet
• Letzte und nächste Prüfung: Datum und Terminüberwachung
• Befähigte Person: Name, Qualifikation und Unterschrift
• Ergebnis und Mängel: Prüfergebnis samt veranlasster Maßnahmen

Woher bekomme ich ein Muster oder eine Vorlage?

Die BG ETEM stellt ein Muster-Prüfkataster bereit, das mit Firma, Arbeitsbereich, Art des Arbeitsmittels, Bezeichnung, Art und Umfang der Prüfung, Prüfzyklus, Prüfer und Bemerkungen auskommt.

Als Prüfkataster-Vorlage ist die Excel-Liste der Verbreitungsstandard: Hochschulen und Behörden führen ihre Kataster typischerweise als Tabellendatei.

Eine Vorlage ist allerdings ein Gerüst, kein fertiges Kataster: Welche Arbeitsmittel, welche Fristen und welche Prüfer eingetragen werden, ergibt sich aus Ihrer eigenen Gefährdungsbeurteilung. Vorlagen der Berufsgenossenschaften folgen zudem dem jeweiligen Branchenschwerpunkt.

Tipp: Achten Sie beim Aufbau darauf, dass die Kennnummer im Kataster und die Nummer auf der Prüfplakette am Gerät übereinstimmen. Sonst lässt sich die Zeile im Zweifel keinem Gerät zuordnen.

Wer darf prüfen und das Kataster führen?

Prüfen darf die zur Prüfung befähigte Person. Nach der TRBS 1203 verfügt sie durch Berufsausbildung, Berufserfahrung und zeitnahe berufliche Tätigkeit über die nötigen Fachkenntnisse.

Die Anforderungen wachsen mit der Prüfart. Für tägliche Sichtkontrollen genügen unterwiesene Beschäftigte, die die Geräte ohnehin benutzen. Für die technische Prüfung an elektrischen Arbeitsmitteln braucht es eine elektrotechnische Ausbildung und in der Regel mindestens ein Jahr praktische Erfahrung – die fünf Sicherheitsregeln gelten dabei unverändert.

Prüfplaketten und Kennzeichnung für Ihr Prüfkataster

Der Aufwand liegt im Aufsetzen, nicht im Führen. Wer einmal alle Arbeitsmittel erfasst und die Fristen aus der Gefährdungsbeurteilung abgeleitet hat, pflegt danach im Wesentlichen Zu- und Abgänge.

Entschieden wird im Alltag aber nicht am Verzeichnis, sondern am Gerät: Die Plakette ist das, was der Beschäftigte vor der Benutzung sieht und was bei einer Begehung zuerst auffällt. Bei Aufkleber.org bekommen Sie diese Kennzeichnung normgerecht, auf Wunsch mit Ihrer Inventarnummer.

Häufige Fragen zum Prüfkataster

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